Бібліотека користувача. Добірка матеріалів, інструкції, питання відповіді та навчання | covid-19

Телефонія для малого бізнесу

Кожному бізнесу, починаючи від самого малого, доводиться приймати дзвінки від клієнтів. Іноді їх небагато, іноді вони стають постійними. У будь-якому випадку потрібна якісна телефонний зв'язок і такі корисні опції як автовідповідь, голосове меню, багатоканальний номер, переадресація, інтеграція з CRM і т.д. У цій статті ми розглянемо варіанти організації офісної телефонії, схеми підключення, що відповідають всім потребам бізнесу різної величини.

Телефонія для малого бізнесу: порівняння варіантів

Види телефонії для офісу: аналогова (принцип роботи телефонії — сигнал передається по звичайній телефонній мережі) або IP-телефонія (для передачі сигналу використовується інтернет-з'єднання).

У кожного виду є свої переваги:

  • Аналогову телефонію дешевше впровадити, особливо якщо використовується мала кількість номерів, однак при збільшенні кількості номерів можуть виникнути організаційні складнощі, а тарифи на міжміський і міжнародний зв'язок досить високі. Так що це хороше рішення для маленьких компаній, які працюють в межах одного міста або регіону
  • IP-телефонія на етапі впровадження може зажадати значних вкладень, так як спеціалізоване обладнання для неї коштує порівняно недешево. Також вона вимагає хороший інтернет-канал з високою якістю зв'язку і пропускною спроможністю. При цьому зв'язок буде обходитися порівняно недорого, всередині компанії навіть безкоштовно, без географічної прив'язки. До того ж буде можливість використовувати замість телефону комп'ютер або ноутбук зі спеціальним ПО. Переваги IP-телефонії в порівнянні з традиційною — численні сервіси IP-телефонії: єдиний багатоканальний номер, переадресація, маршрутизація дзвінків, конференції, запис переговорів, інтеграція телефонії з CRM і т.д. Така телефонія підійде більш великим компаніям, особливо тим, у яких багато філій в різних регіонах або є власні колл-центри, яким необхідно обробляти велику кількість дзвінків і контролювати операторів.

Розрізняють декілька видів IP інтернет-телефонії: телефон-телефон, комп'ютер-комп'ютер і комп'ютер-телефон. Вирішувати, яку телефонію вибрати і яке обладнання для неї використовувати, потрібно виходячи з індивідуальних потреб в кожному випадку, але ми на підставі власного досвіду можемо дати кілька рекомендацій.

Організація телефонії в офісі до 5 осіб

Зовсім маленьким компаніям ми порекомендуємо починати з аналогового зв'язку з мобільним або стаціонарним телефонам, в порівнянні з IP-телефонією вона буде набагато доступніше за ціною. Тут можливі кілька схем організації телефонії в офісі:

  • Для спілкування з клієнтами виділений один номер телефону (бажано стаціонарний, це більше працює на довіру з боку клієнтів. Як варіант — підключення віртуального міського телефонного номера з кодом будь-якого міста і переадресацією на мобільний). Багатоканальні немає, так як співробітників трохи і все одно немає фізичної можливості відповідати кільком клієнтам одночасно. всі співробітники або знаходяться в одному офісі і для них немає необхідності спілкуватися по телефону, або використовують інші канали зв'язку, наприклад, месенджери або особисті мобільні телефони (в такому випадку вигідно буде замовити у мобільного оператора корпоративний пакет).
  • Якщо бізнес розподілений, наприклад, окремі невеликі торгові точки, кожна з них може бути оснащена стаціонарним телефоном для зв'язку з клієнтами та іншими співробітниками. Передбачається, що вхідних дзвінків від клієнтів майже немає, додаткових функцій, з ними пов'язаних, теж.

Як налаштувати корпоративну телефонію на 10-15 співробітників

У такому випадку може бути застосована схема IP-телефонії для малого бізнесу. Наприклад, є офіс, що складається з трьох відділів по 3-5 чоловік в кожному. Для роботи їм необхідно часто приймати вхідні дзвінки від клієнтів, при цьому штатного секретаря, який би переадресовував дзвінки між відділами, у них немає. Як налаштувати телефонний зв'язок в такому випадку?

Можна організувати телефонію в офісі так:

  • Придбати для офісу IP міні-АТС (або підключитися до хмарної АТС), підключити 6 міських ліній — по 2 на відділ, і 10-15 внутрішніх ліній, по числу співробітників.
  • Можна використовувати стаціонарні телефони, мобільні або софтфони, за бажанням.
  • Далі для АТС потрібно налаштувати або голосове меню, за допомогою якого клієнт буде сам вибирати цікаві для його опції і телефонувати до потрібного відділу, або динамічну маршрутизацію дзвінків за певними правилами.

Схеми офісної телефонії на 20-30 чоловік

Як організувати ip телефонію для малого бізнесу на 20-30 співробітників? 

Припустимо, у компанії є офіс і склад в тому ж місті. Всі клієнтські звернення приймає офіс, але зі складом теж потрібна зв'язок, до того ж стаціонарні телефони для співробітників складу не підійдуть, так як склад досить великий за площею і має бути можливість зателефонувати в офіс з будь-якої його точки. Яка може бути в такому випадку схеми підключення та роботи IP-телефонії?

Своїм замовникам в такому випадку ми б запропонували наступну настройку телефонії:

  • В офісі організувати локальну IP-телефонію, тобто встановити сервер для керування телефонією, підключити 6-8 міських ліній і 20-30 внутрішніх.
  • Секретарю поставити системний телефон з розширеним функціоналом, іншим співробітникам офісу стаціонарні IP-телефони або софтфони, в залежності від їх потреб.
  • На складі організувати безшовне Wi-Fi покриття, щоб забезпечити якісний зв'язок, в рамках проекту побудови IP-телефонії підключити там 3-5 бездротових телефонів DECT VoIP (щоб складські працівники могли без проблем переміщатися з ними по складу). Заборонити дзвінки з цих телефонів на міжміські і міжнародні, а також мобільні номери, щоб по суті залишалася можливість дзвонити з них тільки в офіс або по своєму місту. Для безпеки IP-телефонії можна між локальними мережами офісу і складу налаштувати зашифровані VPN-тунель.

Вибір телефонії в офіс на 40-50 чоловік

При побудові корпоративної IP-телефонії на підприємстві на 40-50 чоловік, особливо якщо вони працюють в декількох офісах в різних містах або віддалено, хорошим рішенням буде повноцінна система бізнес-комунікацій, наприклад, Skype for Business with Office 365 або аналог. Крім дзвінків, вона дозволить вести спільні книги контактів, спільно працювати з документами, організовувати робочі групи і багато іншого.

З такою кількістю користувачів для впровадження IP-телефонії на підприємстві можна придбати власний сервер для IP-телефонії або використовувати хмарне рішення, тут необхідний розрахунок для кожного конкретного випадку.

При підключенні IP-телефонії в офісі зробити як мінімум дві вхідні лінії, офісним співробітникам поставити стаціонарні IP-телефони, в тому числі кілька конференц-телефонів, а тим, хто працює віддалено, організувати телефонний зв'язок, налаштувати переадресацію на мобільні або встановити софтфон. Налаштувати короткі внутрішні номери співробітників, правила маршрутизації дзвінків, голосове меню, автовідповідач, можливість приймати дзвінки з сайту та інший необхідний функціонал. Інтегрувати CRM з телефонією, щоб фіксувати, упорядкувати і зберігати інформацію про клієнтських дзвінках.

Скільки коштує телефонія для юридичних осіб

Вартість телефонії для юридичних осіб, скільки коштує телефонія для вашої компанії, можна приблизно підрахувати як вартість обладнання та послуг з налаштування, плюс щомісячні платежі провайдера за підключення кожного міського телефону і абонентська плата за пакети телефонії та інтернету. 

Зазвичай у провайдерів є пакети послуг "інтернет і телефонія в офіс", де абонплата фіксована і і включає певну кількість хвилин дзвінків на місяць (при перевищенні цієї кількості — підвищується). При використанні хмарних сервісів телефонії структура витрат в розрахунку IP-телефонії трохи зміниться, так як початкові вкладення будуть значно менше, а щомісячні платежі — вище).

237
RSS
Немає коментарів. Ваш буде першим!