Бібліотека користувача. Добірка матеріалів, інструкції, питання відповіді та навчання | covid-19

Лайфхак для розподілених команд

Завдяки повсюдної інформатизації для бізнесу стає все менш важливо, в якій точці планети знаходяться співробітники, яким є їхній рідна мова і де вони працюють — вдома, в офісі або коворкінг. Адже головне — це надати потрібний для справи результат: завдання виконано, клієнти і партнери задоволені, колеги та керівництво ради.

У такому способі організації роботи є як маса плюсів, так і свої мінуси і особливості. Ділимося Лайфхак про те, як подолати мінуси роботи розподіленої команди.

У чому сенс?

Один з головних ефектів, який дає робота в розподіленої команді — це зміни в головах людей. Всі співробітники в умовах віддаленої роботи орієнтуються виключно на результат, а не на процес. При цьому, звичайно, кожен співробітник повинен чітко розуміти свою роль в команді, свої KPI і те, який результат і до якого часу від нього чекають. Тоді по закінченню робочого дня, тижня, місяця або року значення матиме тільки те, ЩО співробітник встиг зробити, а не те, СКІЛЬКИ часу він провів за роботою. Це дисциплінує і дозволяє збільшити ефективність команди.

«Для мене як керівника формат віддаленої роботи усуває спокусу ходити між столами і стежити за тим, щоб співробітники не сиділи в соцмережах або не займалися чимось ще, на мою думку, неправильним. Але ж подібна атмосфера в офісі створює додаткову напругу і часом заважає людям спокійно займатися своєю справою. Коли тебе оцінюють лише за результатами і ніхто не «стоїть над душею», це дає відчуття, що тобі довіряють, і підвищує рівень внутрішньої відповідальності », — говорить Максим Панфілов, генеральний директор веб-студії Ratio, яка працює за принципом розподіленої команди.

Плюси і мінуси розподіленої команди

Почнемо з плюсів. Крім очевидної переваги віддалених співробітників — вони орієнтовані на результат, а не на те, щоб відсидіти в офісі «з 9 до 18», — є ряд інших важливих плюсів розподіленої команди.

Економія часу

При віддаленій роботі економиться час на дорогу до офісу, на стояння у кулера, чергу біля туалету, балаканину в курилці. Цей час може бути витрачено на роботу, а точніше — на досягнення результатів. А якщо співробітник досяг результатів до настання дедлайну, він може витратити час, що звільнився на відпочинок, хобі, сім'ю, а потім з новими силами повернутися до роботи.

Офіс та обладнання

Очевидний плюс для роботодавця — економія грошей на оренду офісу, закупівлю ноутбуків та іншої офісної техніки. Деякі компанії з розподіленими командами все ж знімають невеликий офіс в великих містах своєї присутності — в основному для проведення зустрічей з великими клієнтами і стратегічних нарад керівництва.

Правда, цей же плюс для компанії може обернутися деяким мінусом для пересічного віддаленого співробітника: для роботи йому доведеться використовувати власну техніку, а кому-то, хто не має можливості працювати вдома, — ще й витрачатися на оренду місця в коворкінг.

Рекрутинг

Створюючи розподілену команду, ви моментально отримуєте вихід на міжнародний ринок праці — залишається лише вирішити питання мовного бар'єру. Але навіть якщо ви не хочете його долати, розширюючи географію рекрутингу з Москви / іншого міста до всієї Росії, ви збільшуєте базу кандидатів як мінімум в 10 разів.

Лояльність

Найчастіше співробітники в розподіленої команді більш лояльні. Вони цінують свободу і довіру свого керівника, відповідають взаємністю і відчувають більше відповідальності. Вони працюють в комфортних для себе умовах, в оточенні, яке створювали самі, на свій смак. Можуть самостійно планувати свій час, подорожувати по всьому світу. В атмосфері комфорту, довіри і свободи співробітники отримують більше задоволення від своєї роботи.

Отже, переваги розподіленої команди очевидні: така структура орієнтує співробітників працювати на результат, а також економить ресурси компанії — матеріальні та нематеріальні. Однак така організація праці породжує і нові проблеми.

Мінуси розподіленої команди

Командний дух

У розподіленої команді люди ізольовані один від одного. Це може відбитися на мотивації. У колективі повинна бути взаємовиручка, почуття ліктя. Як створити таку атмосферу?

Комунікація

Найбільш поширена форма комунікації при віддаленій роботі — текстова. Але текст погано передає емоції. Одну і ту ж директиву можна трактувати десятками способів. Можливі непорозуміння, численні правки і навіть конфлікти тільки тому, що один зі співробітників не дочитав лист або зрозумів його не так.

Одноманітність і навчання

У розподілену команду приходять люди з компаній різного рівня, у всіх свій багаж досвіду і знань. Різноманітний досвід — це добре, але якщо кожен буде керуватися виключно своїми міркуваннями, всі проекти перетворяться в «клаптева ковдра».

Робочий день і організація виробництва

Ми живемо у величезній країні, у нас 11 часових поясів. Коли керівник проекту Костя прокидається і збирається на роботу, дизайнер Петро на шляху до теплій ліжечку закінчує макет. Коли колеги не мають можливості в будь-який момент зв'язатися один з одним, загальний темп ведення проекту падає. Сьогодні поставив завдання, завтра вона готова, післязавтра показав клієнту, потім повернулися правки і все заново. Це створює певні проблеми і затягує робочий процес. До того ж, часто клієнти незадоволені тим, що не можуть отримати оперативну зворотний зв'язок.

Так як переваги роботи розподіленої команди досить очевидні, ми не будемо детально на них зупинятися. Сконцентруємося на Лайфхак, які допоможуть подолати мінуси такої організації роботи.

Час гроші

Для початку розберемося, як компанії не втрачати гроші і цілу добу через те, що частина команди — в Калінінграді, інша — у Владивостоці, керівництво — в Москві, а ще частина команди розкидана від Сочі до Новосибірська.

«Я вважаю, що необхідно з самого початку домовитися про простих нормативах роботи, наприклад:

  • З 12 до 17 по Москві бути на зв'язку
  • Відповідати на пошту протягом трьох годин
  • Чи не спізнюватися на планерки
  • Попереджати про запізнення і відсутність
  • Складати графік чергування на канікули

Всі провини повинні обчислюватися. Якщо у людини більше трьох порушень в місяць, то він отримує «умовне покарання» і повинен відпрацювати його. Наприклад, у вільний час він підготує доповідь для внутрішнього тренінгу. Якщо людина систематично порушує регламент, то така людина просто нам не підходить », — розповідає Максим Панфілов.

«Потрібен мінімум один конференц-колл в день, щоб обговорити з командою в реальному часі обстановку. Нічого страшного, якщо у кого-то день буде тільки починатися, а в іншого скоро побачення з подушкою — така розмова допомагає пам'ятати, що по той бік екрану живі люди », — каже директор з маркетингу VIVAster.com Микита Широбоков.

Важлива умова ефективності при роботі з віддаленим персоналом — це чіткі, прозорі і зрозумілі правила гри.

«Наша компанія постійно співпрацює з 8 тис. Перекладачів по всьому світу: це тільки ті фахівці, з якими ми підтримуємо відносини регулярно. Звичайно, частина з них проживає в різних часових поясах, і нам доводиться вибудовувати всі процеси відповідно до того, наскільки велика різниця в часі у нас з цим фрілансером.

Ми роботі з віддаленими співробітниками ми даємо їм максимально деталізовані інструкції. Наприклад, якщо ми домовляємося здзвонитися, то вказуємо не лише час, а й часовий пояс: GMT (час за Гринвічем). Те ж і з замовленнями: ми точно вказуємо дату (попередньо перевіривши, що ця дата збігається з аналогічною в нашому поясі) і час, коли очікуємо від перекладача отримати готову роботу.

Зрозуміло, якщо компанія співпрацює з фрілансерами або клієнтами з різних часових поясів, в ідеалі вона повинна працювати 24/7, тому що крім різних часових поясів можуть бути і різні робочі / вихідні дні, так що завжди повинен бути співробітник, який на зв'язку. Наприклад, у нас «все вимирає» на початку січня, а на Заході головне свято — це Різдво, а не Новий Рік, так що до січня вони вже на роботі », — розповідає директор з якості компанії ABBYY LS Олександр Віхров.

А як щодо клієнтів? Як співробітникам розподіленої команди, що знаходяться в різних містах і часових поясах, бути максимально доступними для них?

«Сучасні сервіси дозволяють вибудовувати комунікацію з клієнтами так, щоб різниця у періоду не позначалася на роботі. Скажімо, можна налаштувати віртуальну АТС наступним чином: якщо клієнт дзвонить співробітникові в регіон, де робочий день вже закінчився, то дзвінок переводиться в інший регіон — так що на дзвінки завжди відповідає жива людина, а не автовідповідач », — говорить PR-директор« Манго Телеком »Ксенія Мартіросова.

Підтримуємо командний дух

«У нас в Modulbank основна частина команди знаходиться в Москві, частина людей сидять в Новосибірську, Костромі, Уфі. І в кожному місті-мільйоннику у нас є або представництво, або хоум-менеджери.

Ми можемо цілою командою або частиною її виїхати до Новосибірська і працювати там один-два тижні. Робимо спільні спортивні заходи, наприклад, влаштовували сплав по річці в Уфі — ті, хто там був, до сих пір це згадують. Дуже добре згуртовує команду.

Раз на рік ми починаємо разом готуватися і потім проходити «Гонку героїв» — в Москві або в Новосибірську. Беруть участь всі бажаючі, з будь-яких міст. Скажені емоції, які б'ють фонтаном ще пару тижнів.

Також є конференції, хакатони, в яких теж приймаємо спільну участь або виїжджаємо один до одного в гості », — розповідає керівник відділу UX в Modulbank Наталія Стурза.

Комунікація і обмін досвідом

«Потрібно привчити команду розділяти інформаційні потоки за важливістю. Якщо, наприклад, канал #majorbugs в Slack падає повідомлення, його потрібно відкривати відразу і відповідати на нього миттєво. Отже, все жарти і неформальне спілкування залишаємо для каналу #random. Людина, у якого всі комунікації звалені в купу, може пропускати важливі повідомлення.

До речі, щодо неформального спілкування — воно теж необхідно розподіленої команді. Офісний колектив отримує неформальне спілкування з колегами в барах. Дистанційні працівники через ізоляції відчувають меншу емпатію до колективу. Вихід — добровільно-примусове додавання всіх колег в друзі в соцмережах. Постійна присутність в стрічці Фейсбук колег допоможе трохи нівелювати дистанцію між співробітниками », — говорить Микита Широбоков.

«Кожного тижня в Москву приїжджають три людини на програму Modultravel: вона дає можливість приїхати до нас в офіс на тиждень з будь-якого міста і набратися досвіду. Для того, щоб потрапити на програму, треба написати творчий твір — в який відділ хочеш, ніж тобі це допоможе в професійному плані.

З якоюсь періодичністю до нас приїжджають клієнтські менеджери з регіонів, які навчаються нових знань, прокачують навички спілкування з клієнтами.

І ми постійно взаємодіємо з усіма співробітниками. Щотижня проводимо трекшн за результатами тижня, кожного місяця підбиваємо підсумки і ставимо мети на наступний місяць всією командою », — розповідає Наталя Стурза.

«Для ефективної віддаленої комунікації важливо, щоб не було затримок і непорозумінь. З важливих питань намагайтеся дзвонити замість того, щоб друкувати великі тексти і вказівки на клавіатурі або в мобільному чаті », — говорить Максим Панфілов.

Отже, підіб'ємо підсумки. Більшість проблем в роботі з розподіленою командою цілком вирішувані — потрібні лише чіткі і прозорі правила та дисципліна:

Встановіть регламент: о котрій годині за московським часом співробітники з усіх часових поясів повинні бути доступні. Проводьте в цей час загальні наради, дзвінки, обговорюйте найважливіші поточні питання в загальному чаті

Розподіляйте потоки вхідних повідомлень від клієнтів по різних регіонах в залежності від часу, коли в цих регіонах робочий день

Зробіть кілька каналів в корпоративному чаті, розподіляйте повідомлення туди за ступенем важливості

Визначте час, через яке віддалений співробітник повинен відповісти на повідомлення (термінові, важливі і всі інші) протягом свого робочого дня

Приділяйте час обміну досвідом і корпоративних заходів для підтримки командного духу (навіть якщо такі заходи будуть проходити онлайн)

Обговорюйте важливі речі, в яких можуть виникнути непорозуміння, голосом

Прописуйте детальні інструкції як для бізнес-процесів, так і для конкретних завдань

Ставте чіткі KPI і дедлайни, оцінюйте співробітників за результатами

Обговорюйте разом з усією розподіленою командою успіхи компанії, поточні результати та актуальні завдання, разом підводите підсумки і ставте цілі

149
RSS
Немає коментарів. Ваш буде першим!