Бібліотека користувача. Добірка матеріалів, інструкції, питання відповіді та навчання | covid-19

Як очистити поштову скриньку і завжди отримувати відповіді на свої листи?

1. Робіть вибір на користь здорових альтернатив

Наступного разу, замість того щоб писати лист одній людині, зателефонуйте або підійдіть до нього особисто. Інакше він відповість на ваше повідомлення, і вам знову доведеться писати лист.

Рішення, на прийняття яких йде 3-4 повідомлення, легко замінити 45-секундним розмовою. Це і ефективніше, і дозволить уникнути можливого непорозуміння, частого для електронного листування. Ми нехтуємо особистим спілкуванням частково в силу звички, почасти через офісного етикету і страху загрузнути в довгих розмовах.

2. Користуйтеся інструментами для спільної роботи

Для збору відгуків та пропозицій від співробітників використовуйте такі інструменти як Google Docs, Office Online, Samepage, Hackpad, Slack або будь-який аналог, який у вас під рукою.

Цілком ймовірно, у вашій компанії вже впроваджена подібна платформа, але електронна пошта все ще «сильніше». В цьому випадку визначте, які завдання ви можете виконувати за допомогою нової платформи, а які доведеться залишити в пошті. І дотримуйтеся цього плану.

3. Допоможіть оточуючим поміняти їх звички

Хочете отримувати менше листів? Дайте підлеглим право не писати їх. Дозвольте їм самостійно приймати рішення. Звичайно, попередньо варто обговорити всі нюанси, що стосуються компанії в цілому, відділу і особисто вас.

Коли хто-небудь з вашої команди сам приймає особливо успішне вирішення, відзначайте це, щоб вчинок одного став зразком поведінки для всіх.

Як варіант, можна давати співробітникам побути в ролі «тимчасового керівника». Це не тільки відмінне тренування лідерства, але і спосіб донести до підлеглих, чого ви від них очікуєте.

4. Не закінчуйте листи питанням

Керівники не можуть делегувати всі рішення підлеглим. Але якщо розширити коло беруть участь у прийнятті рішень, ситуація з поштою може стати тільки гірше. Знову з'являться довгі ланцюжки повідомлень з величезною кількістю адресатів. Один із способів обмежити масштаби дискусій — перестати закінчувати листи питаннями.

Припустимо, ви намагаєтеся призначити зустріч з колегою. Ви питаєте: «Вільні в понеділок?». Відповідь: «Ні, але у вівторок є варіанти». Ще два листи піде, щоб домовитися про час і місце. Ще одне — на запис в календар. І заключне лист.

Замість цього відразу пишіть: «Я вільний у понеділок після 4 і у вівторок з 10 до 13. Будь ласка, надішліть мені запит на додавання події до календаря на відповідний час. Зустрінемося в кафе». От і все!

5. І самі відправляйте менше листів

Простіше сказати, ніж зробити. Але факт залишається фактом: чим менше пишете листів, тим менше отримуєте. Кожне відправлене повідомлення породжує від одного до трьох нових. Тому не пишіть відповідь, якщо це не обов'язково для виконання завдання.

Як писати, щоб вам відповідали?

Як зробити так, щоб вам відповів незнайомий чоловік, від якого вам щось потрібно? Є кілька простих, але корисних порад.

1. Використовуйте тему листа

Перше враження вкрай важливо, а в «холодній» поштовому листуванні тема і буде грати роль першого враження. Придумайте що-небудь цікаве і змістовне, щоб адресат розумів, чому варто відкрити лист.

2. Персоніфікуйте своє повідомлення

Скопіювати і вставити — не наш метод. Шаблон відразу видно. Найкраще писати свої власні думки з питання. Можна згадувати спільних знайомих, якщо у вас є відповідний дозвіл.

3. Робіть ставку на стислість

Обмежтеся двома-трьома абзацами максимум. Ніхто не хоче витрачати зайвий час на лист від незнайомця.

4. Підберіть час для відправки

Коли найкраще відправляти листи? Зранку або ввечері? У понеділок або п'ятницю? Відповідь ви знайдете в соцмережах. Якщо адресат активний в соцмережах вранці, відправляйте лист вранці. Велика ймовірність, що саме в цей час одержувач переглядає не самі термінові повідомлення.

175
RSS
Немає коментарів. Ваш буде першим!