Бібліотека користувача. Добірка матеріалів, інструкції, питання відповіді та навчання | covid-19

Кадрові дані - Огляд та заповнення особової картки співробітника

Для автоматичного розрахунку заробітної плати співробітників обов'язковою умовою є наявність заповнених карток особових рахунків працівників.

Розділ Кадрові дані представляє собою реєстр співробітників, окремий рядок якого відображає коротку інформацію особових даних про кожного працівника. Переглянути більш повні особові данні кожного працівника можна у окремій картці, яка відкривається подвійним кліком по потрібному запису. Інформація, що зберігається в особових картках використовується для розрахунку заробітної плати та заповнення звітності.

В реєстрі особових карток доступні такі можливості:

1 Копіювати особову картку працівника.
Передбачає створення копії існуючої особової картки працівника у разі повторення більшості даних для подальшого їх редагування.
2 Створення особової картки працівника.
Передбачає заповнення даних нового працівника.
3 Редагування даних в особовій картці працівника.
Виконується у разі зміни або поповнення даних існуючого працівника
4 Дозволяє безповоротно вилучити запис.
Здійснюється за чітким наміром користувача, оскільки видалений особовий рахунок відновленню не підлягає.

Особові картки автоматично заповняються на підставі даних із довідника «Співробітники» програмного комплексу «M.E.Doc». Довідник співробітників може бути як імпортований з інших бухгалтерських систем, так і заповнений вручну безпосередньо в модулі. В особових картках потрібно лише вручну заповнити пусті поля, які стосуються безпосередньо розрахунку заробітної плати та заповнення звітності.

Зверніть увагу! Після коригування всі дані відображаються в розрахунковій відомості та розрахунковому листі.

Створення особової картки працівника

1. Для створення нової особової картки співробітника скористайтесь одним із наступних способів:

  • на панелі інструментів натисніть кнопку Створити запис;
  • виберіть команду Правка/Створити запис;
  • у контекстному меню оберіть команду Створити запис;
  • натисніть комбінацію клавіш Ctrl+I

2. Відкриється вікно Особова картка. Заповніть запропоновані поля форми.

Заповнення особової картки працівника

Особова картка працівника включає наступні розділи Загальні дані, Додаткові дані, Стаж, Розрахункові листи, Нарахування, Утримання, Фонди, Пільги, Індексація, Посвідчення особи, Адреси, Фотографія.

Поетапно заповніть запропоновані поля форми.

1. Загальні данні 

 Табельний номер — унікальний номер працівника підприємства, під яким працівник фігурує у внутрішніх документах і документах на виплату заробітної плати.

При створенні особової картки значення табельного номеру призначається автоматично. Проте, за потреби, його можна змінити. Для цього натисніть на кнопку вибору. 

Відкриється картка «Вибір табельного номеру».

У картці представлений перелік «вільних» табельних номерів.

Для полегшення навігації серед доступних номерів передбачено такі кнопки:

Початок — перехід на початок переліку номерів;

Назад — перехід на сторінку назад;

Поточний — перехід до поточного номеру за порядком.

Далі — перехід на сторінку вперед;

Кінець — перехід в кінець переліку номерів.

Оберіть потрібний табельний номер та натисніть кнопку «Призначити».

Поля Ідентифікаційний номер, Прізвище, Ім'я, По-батькові, Оклад/Тариф, Дата народження, Дата прийняття, Дата звільнення заповнюються вручну із клавіатури.

Поля Обліковий склад, Підрозділ, Посада, Графік роботи, Система оплати, Ранг, Звання, Сертифікат співробітника оберіть із підключених довідників, скориставшись кнопкою .

Поле Стать обирається із списку, що випадає.

У полях Без сплати внесків, Наявність трудової книжки, Ознака фізичної особи СПДпроставляється галочка при наявності даних ознак у співробітника.

Ознака Звітувався до ПФУ встановлюється для тих співробітників, дані яких подавались у ПФУ у попередньому звітному періоді. Ця позначка призначена для того, щоб форма (СП) Список осіб системи персоніфікованого обліку включала лише записи нових співробітників підприємства та тих, у яких змінились дані у поточному звітному періоді. 

 2. Додаткові дані 

Поля Номер страхового свідоцтва, Дата виходу на пенсію, Номер за порядком в платіжній відомості, E-mail, Телефон, Моб. телефон заповнюються вручну із клавіатури.

Поля Податкова інспекція, Категорія застрахованої особи, Рахунок обліку витрат на заробітну плату оберіть із підключених довідників, скориставшись кнопкою .

Значення поля Група інвалідності обирається із списку, що випадає.

Позначка у полі В икористовувати моб. телефон проставляється за умови, що у звітні документи потрібно підтягувати саме мобільний телефон даної особи.

Реквізити для зарахування заробітної плати — містить номер банківського рахунку, на який перераховується заробітна плата працівника та суму або відсоток, що відраховується на цей рахунок. Передбачена можливість введення декількох банківських рахунків, в т.ч. в різних банках.

Для того, щоб додати реквізити для зарахування заробітної плати натисніть кнопку .

Відкриється картка «Коригування реквізитів для зарахування з/п». Оберіть із довідника банк, в кому відкрито рахунок та введіть номер рахунку у відповідні поля. Обов'язково введіть суму або відсоток від заробітної плати для перерахування на даний банківський рахунок.

Натисніть кнопку «Зберегти».

Для редагування існуючих реквізитів скористайтесь кнопкою (карандаш).

Для видалення реквізитів скористайтесь кнопкою (хрестик).

Для заповнення полів ПІБ (родовий), ПІБ (давальний) в називному відмінку натисніть на кнопку та виправте в потрібний відмінок. 

3. Стаж

 Дана вкладка містить інформацію про стаж працівника. Є можливість вносити данні про загальний стаж, безперервний, в галузі, та на підприємстві.

Для того, щоб додати інформацію про стаж працівника натисніть на кнопку .

Зверніть увагу! При внесенні кількості років, місяців, днів, дата початку стажу розраховується автоматично, враховуючи дату останнього прийняття на роботу.

Для видалення помилкових даних натисніть кнопку (хрестик).

 4. Розрахункові листи

 Дана вкладка містить помісячний архів загальних сум по нарахуванню, утриманню, суми до сплати та вихідного залишку працівника згідно даних розрахункових листів.

Всі дані представлені виключно для перегляду!

5. Нарахування

 Дана вкладка містить перелік постійних нарахувань, які нараховуються працівникові щомісяця. До таких нарахувань можуть належати премії, надбавки, доплати.

Список постійних нарахувань за потребою налагоджується. Для того, щоб додати постійне нарахування в перелік натисніть на кнопку (плюс). 

Відкриється картка«Редагування нарахувань». Оберіть зліва у вікні групу нарахувань, лівіше (по центру вікна) відобразиться перелік доступних нарахувань, що входять в групу. Оберіть потрібне значення та налаштуйте відповідні параметри.

Наприклад, для додання Надбавки за роботу і вечірній час оберіть групу «Надбавки і доплати», а далі «НВЧ Надбавка за роботу у вечірній час».

Введіть руками з клавіатури дату. починаючи якої нараховувати дану надбавку. Оберіть параметр нарахування: відсоток чи сума, та встановіть відповідне значення.

Натисніть кнопку «Зберегти».

Для редагування існуючих нарахувань скористайтесь кнопкою (карандаш).

Для видалення нарахувань скористайтесь кнопкою (крестик).

6. Утримання

 Дана вкладка містить постійні утримання, які нараховуються щомісяця. Такі обов’язкові утримання, як прибутковий податок, утримання у фонди (пенсійний фонд,), розраховуються автоматично, вони присутні у переліку утримань за замовчанням, тому додавати їх в список постійних утримань не потрібно. За потребою можна вказати такі постійні утримання, як аванс, профспілковий збір, виконавчий лист і т.п.

Списокпостійних утримань за потребою налагоджується. Для того, щоб додати постійне утримання в перелік натисніть на кнопку (додати).

Відкриється картка "Редагування нарахувань".

Оберіть зліва у вікні групу утримань, лівіше (по центру вікна) відобразиться перелік доступних утримань, що входять в групу. Оберіть потрібне значення та налаштуйте відповідні параметри.

Наприклад, для додання Авансу оберіть групу «Виплати», а далі«АВН Аванс».

Введіть руками з клавіатури дату, починаючи якої нараховувати аванс. Оберіть параметр нарахування: відсоток, сума або за кількість відпрацьованих днів/годин та встановіть відповідне значення.

Нагадаємо, якщо система оплати оклад — розрахунок проводиться за робочі дні («на календарний день»), якщо система оплати тариф — розрахунок проводиться за робочі дні в годинах («за календарні години»).

Натисніть кнопку«Зберегти».

Для редагування існуючих утримань скористайтесь кнопкою (карандаш).

Для видалення утримань скористайтесь кнопкою (хрестик).

7. Фонди 

Дана вкладка містить перелік фондів, у які здійснюються відрахування із заробітної плати працівника.

Даний перелік не редагується та не доповнюється.

8. Пільги

Дана вкладка містить перелік додаткових пільг працівника.

За замовчанням, кожному працівнику автоматично нараховується податкова соціальна пільга, проте в переліку пільг вона не відображається.

До того, щоб додати додаткову пільгу, натисніть на кнопку. Відкриється довідник «Пільги фізичних осіб». Оберіть потрібне значення та натисніть кнопку "Вибрати".

Дата початку дії пільги може бути порожня, це означає, що дана пільга була завжди.

Дата кінця дії пільги може бути порожня, це означає, що дана пільга не закінчиться ніколи.

Передбачена можливість вводу декількох пільг. В цьому випадку заповнюються дати початку і кінця дії пільги. Якщо раніше яка-небудь пільга була введена без заповнених дат, спочатку вказується дата кінця (поточний або попередній період) діючої пільги, після чого додається нова пільга.

При внесенні декількох пільг при розрахунку заробітної платні відповідно до Законодавства дотримується правило обліку однієї пільги.

9. Індексація

Дана вкладка містить перелік дат (періодів), починаючи з яких проводиться індексація заробітної плати.

Для того, щоб додати період індексації, натисніть на кнопку. Додасться строчка, де за допомогою вбудованого календаря потрібно вказати дату, з якої проводити перерахунок заробітної плати.

10. Посвідчення особи

Вкладка містить паспортні дані робітників для заповнення звітних форм. Містить реквізити: серія, номер, ким виданий, дата видачі та наявність відмітки громадянина України.

11. Адреси

Дана вкладка містить три адреси: прописки, постійного місця проживання та місця народження.

Для додання адреси натисніть на кнопку. Відкриється вікно «Адреса». Використовуючи вбудовані довідники заповніть картку адреси.

Поля, що підсвічені жовтим кольором, є обов'язковими для заповнення.

12. Фотографія

Дана вкладка зберігає фотографію робітника, з якою друкуються звітні форми.

Для завантаження фотографії натисніть на кнопку. Вкажіть шлях до розміщення файлу фотографії на жорсткому диску вашого комп'ютера.

Для видалення фотографії працівника натисніть на кнопку .

Для збереження фотографії на жорсткий диск натисніть на кнопку .

Після внесення всіх необхідних даних у особову картку працівника збережіть данні, натиснувши на кнопку .

13. Відпустки

Читайте наші матеріали у Тelegram: швидко, зручно і завжди у вашому телефоні!
20:07
1230
RSS
Немає коментарів. Ваш буде першим!